Инвентаризация процессов: как найти кандидатов
Внедрение ИИ в бизнес · Урок 2 / 24
Откуда берётся список
Список задач нельзя придумать в кабинете. Люди, которые делают работу руками, знают о рутине больше любого руководителя — и обычно их никто не спрашивал.
Три источника кандидатов
- Опрос сотрудников. Один вопрос: «какие действия вы повторяете каждый день и что из этого кажется вам бессмысленным». Ответы приходят конкретные.
- Данные систем. Сколько обращений в поддержку, сколько документов проходит через отдел, сколько времени висит заявка. Цифры показывают объём, которого никто не ощущает.
- Точки ожидания. Где работа стоит в очереди: клиент ждёт ответа, документ ждёт проверки, отчёт ждёт сборки. Очередь — это почти всегда дорого.
Как описывать задачу, чтобы её можно было оценить
Задача: подготовка ответа на входящую заявку от клиента Кто делает: менеджер поддержки, 4 человека Как часто: ~600 заявок в неделю Время на единицу: 6–8 минут Вход: текст заявки + история клиента в CRM Выход: текст ответа, отправляется клиенту Что считается хорошим результатом: клиент получил ответ по сути, без ошибок в условиях, тон соответствует нашему Цена ошибки: средняя — неверные условия придётся отзывать
Описание в таком виде занимает пять минут и снимает главный риск: обсуждение задачи, которую все понимают по-разному.
Что вы обнаружите почти наверняка
- Часть рутины возникла из-за кривого процесса, а не из-за объёма. Её надо не автоматизировать, а убрать.
- Часть задач уже решается сотрудниками через личные ИИ-аккаунты — неуправляемо и без вашего ведома.
- Реальные объёмы отличаются от ощущений руководителя в разы, в обе стороны.
Инсайт. Половина найденной рутины — следствие плохого процесса, а не объёма работы. Такую задачу дешевле убрать, чем автоматизировать.
Частая ошибка. Собирать список только с руководителей. Они знают про процессы, но не про то, что реально отнимает часы у исполнителей.
Про-совет. Спросите прямо, кто уже пользуется ИИ и для чего. Обычно выясняется, что использование давно есть — просто теневое, с личных аккаунтов и без правил.
Шпаргалка
- Три источника: сотрудники, данные систем, точки ожидания.
- Описывайте задачу по шаблону: кто, сколько, вход, выход, критерий, цена ошибки.
- Кривой процесс лечат процессом, а не ИИ.
- Теневое использование уже идёт — узнайте объём.
1. Кто лучше всех знает о рутине в компании?
2. Что делать с рутиной, возникшей из-за кривого процесса?
3. Зачем описывать задачу по шаблону?
Задание — проверяет ИИ
Опишите три задачи из вашего списка по шаблону урока: кто делает, как часто, время на единицу, вход, выход, критерий хорошего результата, цена ошибки. Числа берите реальные — из систем или из опроса, а не из ощущений. Отдельно укажите, нашли ли вы задачи, где проблема в процессе, а не в объёме, и есть ли в компании теневое использование ИИ.