Инвентаризация рутины: найти, что повторяется

Пока рутина не записана, её как будто нет

Люди почти никогда не помнят, чем заняты. Спросите операционного менеджера, куда уходит день, и он назовёт две-три задачи из десяти. Остальное — мелкие переносы данных, пересылка файлов, ручное копирование строк в таблицу — проходит мимо памяти, потому что каждая операция занимает полторы минуты. Автоматизировать наугад бессмысленно: вы почините то, что заметнее, а не то, что дороже.

Как собрать список за неделю

• Ведите журнал, а не воспоминания. Пять дней подряд записывайте каждое действие, которое повторялось хотя бы дважды: что было на входе, что на выходе, куда вы это положили.
• Фиксируйте частоту, а не длительность. Длительность вы оцените неверно, частоту — почти точно. Десять раз в день по минуте больнее, чем раз в месяц по часу.
• Отмечайте переключения. Каждый переход между окном почты, таблицей и мессенджером стоит дороже самой операции.
• Помечайте прерывания. Если задача прилетает внезапно, она ломает всю остальную работу и стоит вдвое.

Формат записи

дата | операция | вход | выход | частота/нед | кто ещё делает
12.04 | занести заявку с почты в таблицу | письмо | строка | 40 | Аня
12.04 | собрать отчёт по продажам | 3 выгрузки | файл | 1 | только я
12.04 | напомнить клиенту об оплате | список долгов | письмо | 12 | Аня, Игорь

Через неделю картина меняется. Обычно выясняется, что самая заметная задача — квартальный отчёт — вообще не стоит автоматизации, а незаметное «занести заявку» съедает шесть часов в неделю на двоих. Начинать надо с того, что часто и скучно, а не с того, что тяжело и редко.

Шпаргалка

• Неделя журнала точнее месяца рассуждений.
• Считаем частоту, а не ощущение тяжести.
• Одна задача у нескольких людей — приоритетный кандидат.
• Колонка «что если не делать» отсеивает ритуалы.